Privacyverklaring

Wie wij zijn

SamenParaat en Mijn NoodCheck zijn diensten van Infiliate B.V., gevestigd in Lelystad, KvK 99308770. Vragen over privacy stelt u aan info@samenparaat.nl.

Over wie deze verklaring gaat

Over inwoners die de 72-uurscheck invullen of Mijn NoodCheck gebruiken, over medewerkers van gemeenten die het gemeenteportaal gebruiken, en over iedereen die ons via het contactformulier een bericht stuurt.

Wat inwoners invullen

De 4 cijfers van je postcode, de samenstelling van je huishouden, optioneel je leeftijdsgroep, en welke noodspullen en afspraken je al hebt. We vragen geen naam, adres of telefoonnummer, en voor de check ook geen e-mailadres. Je antwoorden worden opgeslagen onder een willekeurige persoonlijke code, zodat je ze later kunt bijwerken. Van die code bewaren wij alleen een versleutelde (gehashte) versie.

Wat op je eigen apparaat blijft

Je persoonlijke lijst en je noodplan staan op je eigen telefoon of computer. Die zien wij niet. Met ‘Mijn gegevens wissen’ in de app verwijder je ze.

Wat je gemeente ziet

Je gemeente ziet alleen totalen: percentages per onderwerp, per wijk en per groep. Uitkomsten verschijnen pas vanaf 20 unieke huishoudens; wijken en groepen met minder dan 20 huishoudens worden niet apart getoond en zijn ook niet uit de totalen terug te rekenen. Doe je de check opnieuw, dan telt alleen je laatste inzending. Je gemeente kan jouw antwoorden nooit inzien. Gemeenten kunnen hun totalen vergelijken met het gemiddelde van minstens 5 andere gemeenten; daarin is geen gemeente of inwoner herkenbaar.

Account (optioneel)

Maak je een gratis account aan in Mijn NoodCheck, dan bewaren we je e-mailadres om je te laten inloggen met een inloglink en je lijst aan je account te koppelen. Dit e-mailadres delen we niet met je gemeente. Je verwijdert je account zelf in de app met ‘Mijn gegevens wissen’, of via info@samenparaat.nl.

Herinnering (optioneel)

Vraag je om een herinnering, dan bewaren we je e-mailadres los van je antwoorden. Je krijgt direct een bevestiging met een afmeldlink; afmelden kan ook in de app. Je krijgt één e-mail zodra je gemeente opnieuw meet. Daarbij verwijderen we je e-mailadres.

Medewerkers van gemeenten

Voor het gemeenteportaal bewaren we de naam en het e-mailadres van de contactpersoon en het e-mailadres van wie inlogt. Inloggen gaat met een eenmalige inloglink; we bewaren geen wachtwoorden. Voor facturen bewaren we de factuurgegevens van de gemeente.

Contactformulier

Stuurt u ons een bericht, dan ontvangen we uw naam, organisatie en e-mailadres, en als u die invult ook uw functie, telefoonnummer en bericht, per e-mail om uw vraag te beantwoorden. Om misbruik te beperken houden we kort een versleutelde (gehashte) versie van uw IP-adres in het geheugen; die slaan we niet op.

Wie verantwoordelijk is

• Voor de 72-uurscheck en de herinnering bepaalt je gemeente waarom en hoe gegevens worden verwerkt. Infiliate verwerkt die gegevens in opdracht van je gemeente, volgens een verwerkersovereenkomst.
• Voor het optionele account in Mijn NoodCheck, het gemeenteportaal en het contactformulier is Infiliate zelf verantwoordelijk.

Waarom we gegevens gebruiken

• De check: om je een persoonlijke lijst te geven en je gemeente geanonimiseerde totalen te laten zien, zodat zij haar voorlichting over noodvoorbereiding kan richten. Meedoen is vrijwillig.
• Account en herinnering: omdat je daar zelf om vraagt. Je kunt dit altijd stoppen door je account te wissen of je af te melden.
• Gemeenteportaal en facturen: om de overeenkomst met de gemeente uit te voeren en aan wettelijke administratieplichten te voldoen.
• Contactformulier: om uw vraag te beantwoorden.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame. We werken met deze leveranciers, die gegevens alleen voor ons verwerken:

• Supabase: database en inloggen. De gegevens staan in Frankfurt, Duitsland (EU).
• Clever Cloud (Frankrijk): het draaien van de website.
• Scaleway (Frankrijk): het versturen van e-mail, zoals inloglinks, bevestigingen en herinneringen. De e-mails worden in Parijs verwerkt; niets wordt buiten de EU opgeslagen of geback-upt. De inhoud van een e-mail wordt gewist zodra die is verstuurd. Verzendgegevens, zoals je e-mailadres, het tijdstip en of de e-mail is afgeleverd, bewaart Scaleway zolang wij de maildienst gebruiken. Op ons verzoek wist Scaleway die gegevens eerder.
• Mollie en Moneybird (Nederland): alleen voor betalingen en facturen van gemeenten, niet voor gegevens van inwoners.

Cookies

We gebruiken geen trackingcookies en geen advertentie- of analysecookies. We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken: om je ingelogd te houden, om de app op je beginscherm aan je lijst te koppelen, voor de voorbeeldomgeving en om je weergavekeuze in het portaal te onthouden. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Antwoorden op de check: zolang je gemeente SamenParaat gebruikt. Stopt een proef zonder abonnement of eindigt een abonnement, dan verwijderen we de antwoorden binnen 90 dagen. Je gemeente kan in die periode een export van de totalen opvragen.
• Versleuteld IP-adres bij de check: 7 dagen, daarna automatisch gewist.
• E-mailadres voor een herinnering: tot de herinnering is verstuurd of je je afmeldt.
• Account in Mijn NoodCheck: tot je het verwijdert.
• Gegevens van medewerkers van gemeenten: zolang de gemeente SamenParaat gebruikt, daarna binnen 90 dagen verwijderd. Factuurgegevens bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
• Berichten via het contactformulier: zolang nodig om uw vraag af te handelen, en niet langer dan 2 jaar.

Beveiliging

Gegevens van inwoners en gemeenten staan in de EU en gaan versleuteld over het internet (HTTPS). Elke gemeente heeft alleen toegang tot haar eigen totalen. Inwoners en medewerkers loggen in met een eenmalige inloglink, zonder wachtwoord. We vragen niet meer gegevens dan nodig.

Jouw rechten

Je antwoorden zie en wijzig je zelf in de app; met ‘Mijn gegevens wissen’ verwijder je je antwoorden, je account en alles op je apparaat. Je kunt ons ook vragen je gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen, of bezwaar maken. Mail daarvoor naar info@samenparaat.nl; we reageren binnen een maand. Gaat je verzoek over de check, dan stemmen we het af met je gemeente. Omdat we geen namen bij antwoorden bewaren, hebben we daarvoor je persoonlijke code nodig. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Veranderen we iets aan hoe we gegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan en zetten we de datum hieronder bij.